در صورتی که قصد سفر یا اقامت در کشورهای خارجی به خصوص کشورهای اروپایی را داشته باشید معمولا جزو مدارکی که برای دریافت هر نوع ویزایی می‌بایست به سفارت ارائه کنید، رسید رزرو هتل (=واچر هتل) یکی از مدارک الزامی‌ست. مدرک رزرو هتل، برای سفارت به این معنی است که شما برای تمام مدتی که قصد اقامت در کشور مقصد را دارید، محلی را برای اقامت خود مشخص کرده‌اید و قصد شما برای سفر به آن کشور جدی‌ست.
اگر قصد اجاره هتل بدین منظور را دارید در ادامه به ذکر مهم‌ترین جزئیاتی که باید از آن‌ها اطلاع داشته باشید پرداخته شده است.
در صورتی که قصد رزرو یک هتل خارجی برای ارائه به سفارت را دارید و از تمام شرایط و جزئیات آن نظیر مبالغ، کنسلی، شرایط ریفاند مطلع هستید، می‌توانید از طریق دکمه زیر، مستقیما به پنل ثبت سفارشات بروید. در غیر این صورت مطالب این صفحه را کامل مطالعه کرده و اطلاعات خود را پیش از ثبت سفارش، تکمیل نمائید تا متحمل خسارت یا پرداخت هرگونه هزینه‌ی اضافی دیگری نشوید.
آیا می‌بایست هزینه اجاره تمام مدت اقامت را پرداخت کنم؟
به طور خلاصه به هیچ وجه؛ شما معمولا در پروسه اخذ ویزا با چالش‌ٰهایی روبرو می‌شوید که می‌تواند برنامه‌ریزی شما برای ورود و اقامت در آن کشور را تحت الشعاع قرار دهد؛ چالش‌هایی نظیر تاخیر در پاسخگویی سفارت، تغییر در روال‌های انجام کار سفارت، تغییر برنامه‌های خود شما و یا بعضا بروز بیماری یا حوادث غیر مترقبه.
علاوه بر این در زمان انتظار برای صدور ویزا، شخص، فرصت بیشتری برای پیدا کردن محل اقامت مناسب دارد و معمولا تصمیمش برای انتخاب محل اقامت تغییر می‌کند.
لذا اکیدا توصیه می‌شود حتی اگر از لحاظ مالی هم مشکلی ندارید، هیچگاه تمام هزینه دوران اقامت خود را برای رزرو هتل پرداخت نکنید و ادامه مطلب را مطالعه کنید.
آیا می‌توان به جای رزرو هتل، محل اقامت اقوام و دوستان را معرفی کرد؟
به صورت کلی و بر روی کاغذ این گزینه شدنی‌ست و بعضا سفارت هم ممکن است این موضوع را قبول کند اما تجربه نشان داده است که در اغلب اوقات، این گزینه جزو مواردی‌ست که احتمال ریجکتی و عدم دریافت ویزا را افزایش می‌دهد و در مواردی هم که سفارت با چنین درخواستی موافقت کند معمولا اسناد اضافه‌تری را از متقاضی طلب می‌کند. به طور مثال ممکن است بگویند از صاحب‌خانه، نامه‌ای بیاورید مبنی بر اینکه با اقامت شخص دیگری در آن محل در آن دوران مشکلی ندارد و راضی‌ست.
این روش یک راهکار پر دردسر و پر خطر محسوب می‌شود. لذا توصیه می‌شود آن را کنار بگذارید و از راه حال ساده و بسیار ارزانی که در ادامه به آن اشاره شده است استفاده نمائید.
رزرو از طریق وب‌سایت‌های رزرو مجانی
وب‌سایت‌هایی نظیر Booking.com و Hotels.com به شما این امکان را می‌دهند که در مورد برخی از هتل ها، اتاق مورد نظر خود را رزرو کنید ولی هزینه آن را همان موقع پرداخت نکنید بلکه تا مدت زمانی مثلا تا ۱ هفته مانده به سررسید زمان رزرو (این زمان به هتلی که انتخاب می‌کنید بستگی دارد) به شما برای تسویه حساب وقت می‌دهند. لذا شما می‌توانید رزرو هتل را ثبت کنید و پس از اینکه رسید رزرو (=واچر هتل) را برای شما ایمیل کردند، رزرو خود را کنسل کنید. بدیهی‌ست که شما در هنگام رزرو، می‌بایست هتل هایی را انتخاب کنید که در هنگام لغو کردن رزرو از شما خسارتی دریافت نمی‌کنند (اصطلاحا هتل های Free-Cancellation).
در نظر داشته باشید که اگر رزرو شما برای زمان پر مسافری مانند کریسمس (اصطلاحا زمان‌های «های سیزن – High Season») صورت پذیرد، احتمال پیدا کردن هتل هایی از این دست، کمتر و کمتر می‌شود و اکثر هتل ها در آن زمان ها در لحظه خرید، کل یا بخش زیادی از هزینه اقامت را کسر می‌کنند. برای حل این مشکل چاره‌ای جز تغییر زمان خود به قبل یا بعد از زمان پیک سفر ندارید.
برای رزرو هتل به ویزا کارت و مستر کارت نیاز دارم؟
زمانی که شما می‌خواهید هتلی را بدون پرداخت آنی پول رزرو کنید و در زمان دیگری پرداخت آن را انجام دهید، نیازمند یک کارت بانکی بین المللی نظیر ویزا کارت و مستر کارت آن هم از نوع کارت اعتباری (کردیت کارت) هستید و معمولا حتی کارت های ارزی ای نظیر گیفت کارت، دبیت کارت، کارت مجازی و … نیز مورد قبول نیستند چرا که وب‌سایت‌های مزبور می‌خواهند در زمان سررسید رزرو، مبلغ اجاره هتل را به صورت اتوماتیک از کارت شما کسر کنند و کارت اعتباری ماهیتی دارد که حتی در صورت خالی بودن حساب، خود بانک، مبلغ رزرو را با هتل تسویه کرده و مشتری را بدهکار می‌کند.
لذا با توجه به اینکه افتتاح حساب کارت اعتباری به علت وجود تحریم‌ها معمولا برای ایرانیان میسر نیست و یا بسیار پرهزینه است شما باید از کسانی از این گونه کارت‌های ارزی در اختیار دارند بخواهید که رزرو را برای شما انجام دهند که در بخش روش‌های رزرو انتهای مطلب در ارتباط با آن صحبت شده است.
اگر رزرو را از طریق واسطه‌ای انجام دادم، آیا ممکن است رزروم برای ارائه به سفارت نامعتبر باشد؟
بلی؛ در صورتی که رزرو شما توسط افراد نا آشنا به این روال انجام شود ممکن است که به صورتی انجام شود که شما را با دردسر نقص مدارک در سفارت مواجه کند. اما جای هیچ نگرانی نیست. برای حل این مشکل کافی‌ست رسید رزرو (=واچر هتل) خود را به دقت چک کنید و مطمئن باشید اطلاعات زیر در آن موجود است. رسیدی که دارای این اطلاعات باشد قطعا معتبر است و قابلیت ارائه به سفارت را دارد:
اطلاعات شخص رزرو کننده (نام، نام خانوادگی)
اطلاعات هتل (نام، آدرس، تلفن)
اطلاعات رزرو (تاریخ ورود و خروج، تعداد روزهای اقامت، نوع و تعداد تخت رزرو شده)
اطلاعات فرعی (هزینه هتل و توضیحات اولیه در مورد قوانین رزرو)
اگر رزرو را از طریق واسطه‌ای انجام دادم، چقدر باید به وی پرداخت کنم؟
همانطور که توضیح داده شد رزرو هتل بلافاصله پس از ثبت و دریافت رسید باید لغو شود. لذا هزینه دوران اقامت در آن دوران چه ۳۰۰ دلار باشد چه ۱۰۰۰ دلار و چه ۱۵۰۰۰ دلار، هیچ پولی از حساب کارت اعتباری کسر نمی‌شود.
لذا قاعدتا میزان دستمزد برای ثبت رزرو نباید به صورت درصدی از هزینه رزرو هتل بلکه به صورت یک رقم تقریبا ثابت دریافت شود. البته که این رقم برای هر مجموعه ای با توجه به سیاست های داخلی آن تعیین می‌شود اما اگر بخواهیم منصفانه نظر بدهیم دریافت هزینه چند صد هزار تومانی، منطقی به نظر می‌رسد.
